Stadgar
SÄLLSKAPETS NAMN OCH REGISTRERING §1
Sällskapets namn skall vara Sydsvenska Rhododendron – och Magnoliasällskapet (SyRMS). Namnet är registrerat hos Skatteverket med org.nr. 846501-7526
AVDELNING INOM ARS §2
Sällskapet är en avdelning av the American Rhododendron Society (ARS) och dess officiella namn skall därvid vara THE SWEDISH CHAPTER of the AMERICAN RHODODENDRON SOCIETY. Detta innebär att Sällskapet accepterar ARS BYLAWS and POLICIES OF THE BOARD, (bil. 1-3)
SÄLLSKAPETS MÅL §3
Sällskapets mål skall vara att öka intresset för och kunskapen om släktet Rhododendron och Magnolia, främst med inriktning på odlingsbetingelser inom Sverige.
MEDLEMSKAP §4
Medlemskap erhålles genom att inbetala fastställd årsavgift.
A- medlemskap = medlem i både ARS och SyRMS
B- medlemskap = medlem i SyRMS
Familjemedlemskap = medlem i SyRMS
Hedersmedlem = medlem i SyRMS
A och/eller B- medlemskap kan tecknas av en eller flera i en familj.
Familjemedlemskap kan en eller flera i familjen teckna om en eller flera i familjen är A eller B medlem. Familjemedlemskapet är frivilligt och ger samma förmåner som B medlem förutom att man inte får sällskapets medlemspublikation samt inte har någon rösträtt.
För ny medlem från oktober innevarande år gäller avgiften jämväl nästföljande år. Till hedersmedlem kan utses person, som i hög grad verkat för Sällskapet och dess syfte. Hedersmedlem utses med minst 2/3 majoritet av årsmöte efter tillstyrkan av styrelsen. Hedersledamot är befriad från årsavgift och erhåller kostnadsfritt Sällskapets medlemspublikation och har samma förmåner som B medlem. Eftersom vårt huvudspråk inte är engelska är det enligt ARS policy 3.1.3.8 möjligt att vara medlem utan personlig tillhörighet till ARS men då erhålles ej deras publikationer, frö- och pollenlistor.
ÅRSAVGIFT – BETALNING §5
Styrelsen fastställer gällande årsavgifter, med eller utan avgift till ARS. Årsavgiften avseende förnyat medlemskap för B-medlem skall vara Sällskapet tillhanda senast den 31 december och avser därvid nästföljande år. För nya medlemmar gäller medlemskapet från inbetalningsdagen. Medlemskap i ARS gäller att betalning skall ske senast 31 oktober för nästföljande år.
STYRELSEN §6
Sällskapets angelägenheter handhas av styrelsen. Den skall verka för Sällskapets framåtskridande samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger styrelsen särskilt att: – tillse att för Sällskapet bindande regler iakttas – planera, leda och fördela arbetet inom Sällskapet – ansvara för och förvalta Sällskapets tillgångar – förbereda års- och begärda extra möte – verkställa av års- eller extra möte fattade beslut.
STYRELSENS SAMMANSÄTTNING – ARBETSSÄTT §7
Sällskapet administreras av en styrelse om minst fyra ledamöter och minst två suppleanter. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller då minst två ledamöter så påfordrar. Styrelsen är beslutsför då minst halva antalet ledamöter är närvarande. Som styrelsens beslut gäller den mening, som erhåller högsta antalet röster. Vid lika röstetal äger ordföranden utslagsröst. Ordförande väljs på två år och övriga på 3 år med 1/3 av antalet vid varje årsmöte. Styrelsen konstituerar sig själv och skall omfatta ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör. Styrelsen får kalla enskild medlem till adjungerad ledamot. Förekommande arbetsuppgifter kan även utföras av styrelsen utsedda, helt fristående funktionärer, som har speciell lämplighet för ifrågavarande verksamhet. Vid sammanträdet skall sekreteraren föra protokoll, vilket skall justeras av ordföranden för mötet. Om styrelseledamot så begär skall avvikande mening antecknas i protokollet.
FIRMATECKNING §8
Sällskapets firma tecknas av styrelsen eller, om styrelsen så beslutar, av två ledamöter, antingen gemensamt eller var och en för sig.
MÖTEN §9
Styrelsen bestämmer tid och plats för årsmötet, vilket skall hållas före april månads utgång. Kallelse jämte dagordning för årsmötet skall hållas tillgängliga för medlemmarna minst tre veckor före mötet. För årsredovisningen jämte revisionsberättelsen gäller senast en vecka före årsmötet.
Extra möte kan sammankallas på styrelsens iniativ. Styrelsen skall dessutom kalla till extra möte när det begärs av minst 20 % av Sällskapets, vid aktuell tidpunkt, registrerade medlemmar. Varje revisor kan vidare påkalla extra möte. När revisor eller medlemsgrupp begär extra möte, skall ändamålet anges. Kallelse skall ske inom 14 dagar efter det att sådan begäran inkommit till styrelsen. Extra möte får hållas tidigast 10 dagar efter det att kallelse utgått.
ÅRSMÖTE – ÄRENDE §10
Vid årsmötet skall följande ärenden förekomma:
- Upprop och fastställande av röstlängd för mötet
- Fråga om årsmötet blivit i behörig ordning sammankallat
- Fastställande av dagordningen
- Val av ordförande och sekreterare för mötet
- Val av två justeringsmän att tillsammans med mötesordföranden justera mötets protokoll. Dessa är tillika rösträknare vid votering
- Styrelsens årsredovisning för det senaste räkenskapsåret inkl. verksamhetsberättelse.
- Revisorns berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste räkenskapsåret
- Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser
- Val av:
a) Sällskapets ordförande, tillika styrelsens ordförande
b) 1/3 av antalet övriga ledamöter i styrelsen
c) 1/3 av antalet suppleanter i styrelsen, samtliga enligt a)-c) för tid enligt §7
d) en revisor jämte en suppleant för en tid av ett år, i detta val får styrelsens ledamöter inte delta
e) tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, en ledamot skall vara sammankallande - Behandling av förslag, som väcks av styrelsen eller inlämnas till styrelsen av medlem minst 21 dagar före mötet
- Övriga frågor. Fråga av ekonomisk natur får inte avgöras om den inte finns med på dagordningen för mötet.
RÖSTRÄTT §11
Registrerad medlem enligt §4 och som betalt avgift senast den 28 februari aktuellt år, har rösträtt på mötet. Rösträtten är personlig och kan ej överlåtas. En familj har rösträtt endast per registrerad A, B eller Hedersmedlem.
BESLUT, OMRÖSTNING §12
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar, som är närvarande vid mötet. Beslut fattas med acklamation eller efter omröstning, om sådan begärs. Med undantag för de i § 15 första meningen nämnda båda fallen, avgörs vid omröstning alla frågor med enkel majoritet. Omröstning sker öppet, dock skall den ske med slutna sedlar om medlem så begär.
Vid omröstning, som inte avser val, gäller vid lika röstetal det förslag, som biträdes av ordföranden för mötet. Vid val skall, i händelse av lika röstetal, lotten avgöra. Beslut bekräftas med klubbslag.
RÄKENSKAPSÅR OCH ARBETSÅR §13
Sällskapets räkenskapsår och arbetsår sammanfaller med kalenderår medan styrelsens arbetsår omfattar tiden från innevarande årsmöte till och med årsmötet påföljande år.
REVISION §14
Revisorn skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste räkenskapsåret samt överlämna revisionsberättelsen till styrelsen senast 14 dagar före årsmötet.